Informacje RODO

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) jest:

brook-rhythm
ul. Marszałkowska 142
00-061 Warszawa
Polska

2. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się:

• Email: [email protected]
• Adres korespondencyjny: brook-rhythm, ul. Marszałkowska 142, 00-061 Warszawa

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

3.1. Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• Świadczenie usług przechowywania i zarządzania dokumentami
• Obsługa konta użytkownika
• Komunikacja związana z realizacją usługi

3.2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• Wystawianie i przechowywanie faktur
• Realizacja obowiązków podatkowych
• Odpowiedzi na żądania organów państwowych

3.3. Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
• Zapewnienie bezpieczeństwa IT
• Analiza statystyczna i ulepszanie usług
• Marketing bezpośredni własnych usług

3.4. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• Wysyłka newslettera
• Marketing produktów i usług partnerów (za odrębną zgodą)

4. Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Dostawcy usług hostingowych i serwerów (centra danych w Polsce)
• Dostawcy systemów CRM i helpdesk
• Biura rachunkowe i kancelarie prawne
• Dostawcy usług płatniczych
• Dostawcy usług informatycznych i wsparcia technicznego
• Organy państwowe w zakresie wymaganym przepisami prawa

Wszyscy odbiorcy danych są zobowiązani umownie do zachowania poufności i przetwarzania danych zgodnie z RODO.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Państwa dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacji międzynarodowych.

Wszystkie dane przechowywane są w certyfikowanych centrach danych na terenie Polski.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres:

• Trwania umowy o świadczenie usług
• 6 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym wystawiono ostatnią fakturę (obowiązek wynikający z przepisów o rachunkowości)
• 3 lat od zakończenia umowy (przedawnienie roszczeń cywilnych)
• Do momentu wycofania zgody (w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie)

Po upływie tych okresów dane są trwale i nieodwracalnie usuwane.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa:

7.1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

Mają Państwo prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe, a jeśli tak, uzyskać dostęp do tych danych oraz informacje o sposobie ich przetwarzania.

7.2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Mają Państwo prawo żądać niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

7.3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

Mają Państwo prawo żądać usunięcia danych osobowych, jeżeli:

• Dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane
• Cofnęli Państwo zgodę i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania
• Wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania
• Dane są przetwarzane niezgodnie z prawem

Prawo to nie ma zastosowania, jeśli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

7.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Mają Państwo prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych w przypadku:

• Kwestionowania prawidłowości danych
• Przetwarzania niezgodnego z prawem
• Potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania

7.5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Mają Państwo prawo otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo przesłać te dane innemu administratorowi.

7.6. Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO)

Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym profilowania.

7.7. Prawo do cofnięcia zgody

W przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

7.8. Prawo do skargi

Mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
Tel.: 22 531 03 00
www.uodo.gov.pl

8. Realizacja praw

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt:

• Email: [email protected]
• Formularz w panelu użytkownika (dla zalogowanych klientów)
• Pisemnie na adres: brook-rhythm, ul. Marszałkowska 142, 00-061 Warszawa

Odpowiemy na Państwa żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania.

9. Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie

Państwa dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na Państwa sytuację.

10. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do:

• Zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług
• Wystawiania faktur (wymóg prawny)
• Kontaktu w sprawie zapytań ofertowych

Konsekwencją niepodania danych będzie niemożność świadczenia usług.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy zaawansowane środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe:

• Szyfrowanie danych w spoczynku (AES-256)
• Szyfrowanie transmisji (SSL/TLS)
• Redundantne kopie zapasowe w dwóch niezależnych lokalizacjach
• Kontrola dostępu oparta na zasadzie najmniejszych uprawnień
• Dwuskładnikowe uwierzytelnianie
• Monitoring i logowanie wszystkich operacji na danych
• Regularne audyty bezpieczeństwa przez niezależne firmy
• Certyfikat ISO 27001